Em 2022, o modelo de trabalho híbrido se tornou uma realidade para 56% dos profissionais, conforme apontou a segunda edição do estudo ‘O Futuro do Trabalho no Brasil’, realizado pelo Google Workspace em parceria com a IDC Brasil.

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No entanto, é fato que este novo modelo exige algumas adaptações de todos nós, pois alternar entre vários contextos de trabalho, ambientes e ferramentas é algo desafiador. Pensando nisso, 0 33Giga destaca oito dicas do Google Workspace para que as pessoas consigam gerenciar melhor seus tempos e, assim, aumentar a produtividade para 2023.

Mude a forma como você gasta o seu tempo

Você tem uma agenda lotada? Faça melhor uso do recurso de categorização de cores no Google Agenda para entender como você está gastando o seu tempo. Basta nomear um rótulo de cor para um evento e o Time Insights lhe dará uma ideia do tempo que você gasta em, digamos, estratégias ou reuniões de equipe. Dessa forma, é possível equilibrar melhor o tempo entre os eventos para atingir seus objetivos.

Configure o horário e a localização de trabalho

Uma maneira de acompanhar suas horas de trabalho, que podem facilmente ultrapassar sua carga horária ainda mais quando trabalhamos de casa, é marcá-las no Google Agenda. Se alguém tentar agendar uma reunião com você fora, digamos, das 9h às 17h, eles serão notificados.

Você também pode definir um local de trabalho, já que “ir para o trabalho” não significa necessariamente ir para o escritório. Ao dizer quando você estaria no escritório, por exemplo, os colegas de equipe podem achar mais fácil agendar uma reunião presencial lá.

Reserve tempo para um compromisso

Se você deseja bloquear algum tempo para permitir que colegas de trabalho agendem reuniões com você, use o recurso “Horário disponível” do Google Agenda. Semelhante à configuração de uma notificação de ausência temporária, selecione “Horário disponível” ao criar um novo evento e agende sua disponibilidade para compromissos.

É possível também criar uma versão da Web compartilhável de sua agenda para facilitar a marcação de reuniões por outras pessoas. Por outro lado, você pode usar o agendamento de compromissos para compartilhar a disponibilidade por meio de uma página de reserva, facilitando o envio de e-mails.

Veja as tarefas com clareza

Ative o recurso “Tarefas” no Google Agenda para manter sua lista de tarefas à vista para acompanhá-las. As tarefas atrasadas podem ser rastreadas e você pode personalizar os agendamentos de recorrência diretamente no Google Agenda. Isso permite que você acompanhe de perto e conclua as tarefas diariamente, certificando-se de estar em dia com suas responsabilidades.

Filtre e-mails para se concentrar nas atividades importantes

A visão de 175 e-mails não lidos pela manhã deixa você ansioso? Assuma o controle de sua extensa caixa de entrada definindo regras no Gmail para redirecionar os e-mails assim que chegam à sua caixa de entrada. Por exemplo, se você receber muitos boletins informativos por e-mail, configure um filtro com “Tem as palavras: cancelar inscrição”. Agora, esses e-mails não irão distraí-lo, mas você poderá procurá-los mais tarde.

Como alternativa, configure um filtro que marque uma estrela nos e-mails de seu chefe para garantir que você os priorize ao começar o dia.

Envie seus e-mails mais rapidamente

Quando o seu dia começa e termina na sua caixa de entrada, qualquer recurso que o ajude a criar e-mails mais rapidamente é muito necessário. O Gmail agora permite que você escreva mensagens mais rapidamente com o Smart Compose e o Smart Reply, que sugerem maneiras de completar suas frases. Isso economiza tempo de digitação.

Lutando para ler todas as suas mensagens? Certifique-se de usar as ações de foco do Gmail para remover ou adiar um e-mail de sua caixa de entrada e retorná-lo como uma mensagem não lida no momento de sua escolha.

Envie seus e-mails mais rapidamente

Quando o seu dia começa e termina na sua caixa de entrada, qualquer recurso que o ajude a criar e-mails mais rapidamente é muito necessário. O Gmail agora permite que você escreva mensagens mais rapidamente com o Smart Compose e o Smart Reply, que sugerem maneiras de completar suas frases. Isso economiza tempo de digitação.

Lutando para ler todas as suas mensagens? Certifique-se de usar as ações de foco do Gmail para remover ou adiar um e-mail de sua caixa de entrada e retorná-lo como uma mensagem não lida no momento de sua escolha.

Acompanhe uma reunião

A ideia da flexibilidade é a possibilidade de acompanhar uma reunião ou trabalhar em um documento mais tarde. Agora, o Google Meet permite assistir à gravação de uma reunião se você a perdeu, digamos, durante uma viagem ou por estar em um fuso horário diferente.

Você também pode usar transcrições automatizadas de reuniões que fornecem uma transcrição completa de uma chamada do Meet diretamente em um documento, o que significa que você pode ter uma ideia geral da reunião sem assistir ao vídeo inteiro.

Colabore online de forma mais eficaz

Para criar um novo Google Docs e iniciar um projeto, basta digitar doc.new em seu navegador. Para colaborar de forma mais eficaz, você também pode digitar “@” em um documento para trazer pessoas e dados recomendados de todo o seu Google Workspace. Assim, é possível criar um fluxo de trabalho para que as equipes possam manter o foco, ao invés de alternar entre diferentes apps.

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