Em 2023, mais de R$ 5,8 trilhões foram transacionados via boletos, segundo dados da Federação Brasileira de Bancos (Febraban). Isso sinaliza a importância da modalidade de pagamento, que continua sendo alvo frequente de fraudadores, levando empresas de diferentes portes a buscarem abordagens proativas para se protegerem.

Como orientação para evitar problemas e pagamentos indevidos, Christian de Cico, co-CEO e co-founder da Qive (antiga Arquivei), plataforma responsável por gerenciar documentos fiscais de mais de 150 mil empresas, compartilha cinco dicas práticas. Confira!

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1. Verifique os dados do beneficiário antes de pagar o boleto

Antes de confirmar o pagamento de um boleto, é fundamental verificar se os dados do beneficiário — como razão social e CNPJ — coincidem com os da empresa emissora. Um dos erros mais comuns é não checar essas informações, o que pode resultar em pagamentos para fraudadores que adulteram boletos. É recomendável sempre comparar esses dados com os de pagamentos anteriores e, se necessário, consultar o CNPJ da outra empresa na Receita Federal.

2. Evite imprimir boletos: use plataformas digitais

Muitos golpes são aplicados na adulteração de boletos físicos, especialmente quando são impressos. Os fraudadores alteram os códigos de barras ou outras informações, desviando o pagamento para contas fraudulentas. Para evitar isso, realize seus pagamentos diretamente por canais digitais, como aplicativos de bancos ou internet banking. Se houver a necessidade de impressão, o co-CEO da Qive recomenda solicitar o boleto em formato PDF e manter os sistemas de antivírus sempre atualizados.

3. Confirme a autenticidade do emissor e os detalhes do boleto

Mesmo com o aumento da sofisticação dos golpes, muitos boletos falsificados contêm erros simples, como logotipos bancários incorretos ou nomes com grafia errada. Vale ficar atento a essas inconsistências. É relevante verificar também se o boleto foi emitido por um banco de confiança e se a linha digitável está correta. Há ainda sistemas e softwares que realizam essa verificação de forma automatizada, reduzindo significativamente a chance de erros.

4. Adote o DDA para evitar erros manuais

O Débito Direto Autorizado (DDA) é uma ferramenta bastante útil. Ao adotar esse serviço, todos os boletos emitidos contra o CPF de uma pessoa ou o CNPJ de uma empresa aparecem diretamente no aplicativo do banco, eliminando a necessidade de inserir manualmente os dados. O DDA é uma medida segura para evitar erros humanos e garantir que se esteja pagando o valor correto ao destinatário certo.

5. Concilie boletos com notas fiscais automaticamente

Para evitar pagamentos duplicados ou não conciliados, as empresas podem adotar a prática de conciliar boletos com as notas fiscais correspondentes. Isso pode ser feito manualmente ou por meio de softwares especializados. É possível encontrar sistemas que capturam e conectam diretamente às notas fiscais emitidas em plataformas do governo aos boletos disponíveis no sistema bancário. Desse modo, a solução permite que as áreas de contas a pagar e compras das empresas tenham acesso a ambos os documentos já conciliados para, posteriormente, efetuar os pagamentos. Esse tipo de modernização dos processos de contas a pagar pode melhorar a eficiência ao eliminar fraudes e números de boletos pagos com vencimento.

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