No mercado corporativo, o início de ano é um período marcado pela reavaliação de diversos processos internos. Esse movimento visa tanto a eliminação de custos desnecessários quanto a redução de tempo na execução das tarefas por parte dos colaboradores. Hoje, graças a tecnologia, a otimização de alguns processos ficou mais fácil. Um exemplo disso são as plataformas de assinatura eletrônica de documentos, que visam desburocratizar a finalização de transações comerciais e acordos entre empresas e clientes.

De acordo com Michael Bernstein, cofundador e CTO da plataforma de assinatura eletrônica Clicksign, quando uma corporação começa a fazer uso desse tipo de serviço, ela consegue formalizar documentos com mais facilidade e rapidez. “Hoje, com o dinamismo da rotina de trabalho, não faz mais sentido manter processos manuais e obsoletos quando se pode contar com a tecnologia para automatizá-lo”, complementa.

No entanto, os benefícios da migração do processo analógico para o meio digital vão além desse fator. A seguir, conheça cinco vantagens sobre o uso desse tipo de tecnologia dentro de um negócio.

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1. Corte nos gastos

É fato que toda empresa olha maneiras de cortar custos excessivos e desnecessários. Também é verdade que o processo de formalização de contratos pode ser reduzido em até 90% a partir do uso de plataformas de assinatura eletrônica. Isso porque a medida acaba com os custos de impressão (impressora, tinta, papel) de enormes arquivos físicos, além de eliminar eventuais custos com transporte, uma vez que todo o ciclo de vida do documento passa a ser gerenciado dentro de uma plataforma digital e armazenado na nuvem.

2. Aumento das taxas de conversão de contratos

Digitalizar a assinatura de um contrato acaba sendo uma otimização importante também para assegurar uma maior conversão. De acordo com Michael, a redução do tempo para a formalização do aceite somado à melhora na experiência ao usuário trazem resultados superiores ao processo. “Todo o desenvolvimento do acordo acaba sendo facilitado por conta dessa tecnologia, tornando mais rápido o processo e proporcionando uma experiência completa para o consumidor, sem que precise trocar de ambiente ou sistema”, pontua o especialista.

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3. Validade jurídica da assinatura e segurança

Uma das preocupações é quanto a validade jurídica desse tipo de assinatura e a segurança do ambiente digital. No caso da Clicksign, a validação jurídica ocorre por meio de regulamentações de bases legislativas, como a MP 2.200-2/2001 e a Lei 14.063/2020. Já a segurança é baseada no alinhamento da instituição com a LGPD 13.709/2018, além do uso de instrumentos protetivos importantes, como a criptografia dos arquivos e a exigência pelo Log desses documentos com diversos níveis de permissão de acesso.

4. Velocidade do processo de formalização 

Outro detalhe importante é a agilidade que as ferramentas trazem à formalização de transações. Isso porque com poucos cliques é possível fechar contratos urgentes e até mesmo eliminar o risco de atrasos. “Basta ter um dispositivo conectado à internet, que assim já é possível formular e assinar contratos em menos de um minuto”, reforça o CTO.

5. Maior engajamento e foco nas prioridades dos colaboradores

Todos esses fatores asseguram uma otimização para as empresas do ponto de vista econômico e de segurança jurídica. Mas há também outro fator importante: a possibilidade dos profissionais direcionarem seus esforços às tarefas estratégicas do dia a dia. Com a tecnologia automatizando as atividades burocráticas, os colaboradores ganham um tempo precioso na execução das ações que realmente trazem maior valor agregado ao negócio e, consequentemente, capazes de alavancar as receitas da companhia.

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