Custos com impressão e logística, perda de tempo, dano ambiental e uso de espaço para armazenamento seguro são algumas das variáveis que fizeram a preferência pelas assinaturas eletrônicas crescer e, aos poucos, tomar o lugar das assinaturas físicas. Por serem juridicamente tão ou até mais eficazes que as feitas com caneta, a tecnologia possibilitou maior segurança da informação e otimização de recursos no mundo corporativo. Mas como garantir que a digitalização da sua empresa está dentro dos parâmetros legais?

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Conforme explica Alisson Sehn, gerente de relacionamento da AVMB, empresa desenvolvedora do Asten Assinatura, os termos “assinatura eletrônica” e “assinatura digital” referem-se a documentos assinados por meio eletrônico. Atualmente, todos os tipos de assinatura previstos na Lei Nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, são juridicamente válidos.

“A legislação brasileira estabelece os requisitos, garantias e define os três tipos de assinatura eletrônica: simples, avançada e qualificada. A Assinatura Eletrônica Simples requer registros de rastreabilidade que costumam ser apenas e-mail, login, IP do computador, aceite eletrônico ou geolocalização, para um único registro de ação. Para caracterizar uma Assinatura Eletrônica Avançada são necessários registros de rastreabilidade, além de metodologias de autenticação. São diversas camadas de segurança como autenticação por transação via Pix, por biometria, por reconhecimento facial, por reconhecimento de documentos. Já a Assinatura Eletrônica Qualificada, comumente chamada de Assinatura Digital, exige, além de registros de rastreabilidade, a utilização de um Certificado Digital ICP-Brasil”, esclarece o executivo.

Em termos de mercado, entre 2021 e 2022, a AVMB observou um crescimento de mais de 180% no número de assinaturas eletrônicas feitas pela solução Asten Assinatura, totalizando um salto de 155,5 mil para 437,5 mil documentos assinados. No primeiro semestre de 2023, somente pelo sistema, já foram assinados mais de 500 mil documentos. Segundo Sehn, este é mais um dado que reforça o crescimento da digitalização das assinaturas no Brasil.

Para ter ainda mais segurança nos procedimentos de autenticação, a recomendação de Sehn é buscar por serviços de assinatura eletrônica confiáveis e com variados meios de autenticações, recursos e garantias, porque a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) precisa ser respeitada durante todo o processo de assinatura e armazenamento de documentos. “É importante contar com parceiros sérios, que entendam a operação do negócio como um todo e não considerem somente o momento da assinatura”, pontua o especialista.

“Vale entender que modernizar rotinas relacionadas a geração de documentos, tramitação, edição, assinatura, armazenamento e gestão de documentos de maneira física é coisa do passado. Ou você inicia hoje esta transformação, ou irá iniciar amanhã para se manter competitivo. E as empresas estão se modernizando. Basta dar o primeiro passo e seguir em frente de forma progressiva. Por isso, acreditamos que estar próximo dos nossos clientes de forma consultiva, com soluções inovadoras e apoiá-los durante este processo, aumenta a segurança e controle dos gestores sobre tudo o que acontece no meio digital. É esta conduta que nos garante o reconhecimento dos nossos clientes”, finaliza.

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