*Por Sandra Gálvez // Pilhas desorganizadas de correspondências, contas e outros documentos podem obstruir um espaço de trabalho produtivo. Se você precisa de um incentivo para organizar a bagunça, em casa ou no escritório, considere o seguinte: estudos têm mostrado que se gasta, em média, mais de 4h por semana procurando por papéis perdidos – o que impacta negativamente a produtividade e aumenta o estresse e a procrastinação.

A incapacidade de localizar uma determinada fatura ou extrato bancário, por sua vez, pode levar à perda de datas de vencimento, atrasos nos pagamentos, cobrança de taxas de atraso e encargos financeiros e, possivelmente, redução da pontuação de crédito.

Confira a seguir seis dicas de como colocar a bagunça de arquivos e documentos em papel sob controle e começar o novo ano com uma atitude de responsabilidade e um método eficiente de organização.

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1. Crie uma estação de trabalho

Crie um espaço especificamente para documentos, correspondências e contas e faça o possível para mantê-lo organizado. Pastas de arquivos ou bandejas de papel funcionam bem para separar em categorias fáceis, como “pagar”, “destruir”, “tratar o mais rápido possível” ou “enviar”. Você também deve ter um triturador para se livrar adequadamente de documentos confidenciais ou privados, um scanner para digitalizar arquivos que ocupam muito espaço físico, um planejador ou calendário com datas de vencimento e orçamentos e quaisquer outras ferramentas necessárias que manterão a organização da papelada.

2. Automatize o pagamento de contas

Muitos bancos e empresas oferecem pagamento de contas online automatizado, o que ajuda muito quando se trata de lembrar datas de vencimento e saldos. Em vez de vasculhar arquivos e pilhas de correspondência para descobrir qual fatura vence primeiro, o pagamento automatizado retirará o valor devido na data de vencimento todos os meses.

3. Opte por faturas e extratos sem papel

Em vez de receber uma grande pilha de correspondência em papel na caixa de correio de casa ou do escritório, por que não optar por uma opção mais gerenciável e ecológica e não usar papel? Bancos e muitas outras empresas que emitem faturas costumam ter uma opção em seus sites para que você escolha não receber extratos impressos. Eliminar esses papéis – metade dos quais você provavelmente irá destruir ou reciclar de qualquer maneira – deixará o ambiente mais limpo e facilitará na manutenção de um local mais organizado.

4. Elimine papel e lixo eletrônico

Aproveite os serviços que permitem cancelar a assinatura de mensagens indesejadas, como catálogos, boletins informativos, revistas, cupons e outros documentos desnecessários que chegam à sua porta todos os dias. Em seguida, dê uma olhada na sua caixa de entrada de e-mail. Ela está repleta de mensagens promocionais e atualizações de sites que não são mais relevantes para você? Reserve um tempo para clicar no botão “cancelar”, que geralmente se encontra na parte inferior do texto, ou denuncie-as como spam.

5. Armazene documentos importantes eletronicamente

De recibos de pagamento e documentos fiscais a cartões de aniversário e cartas pessoais, armazenar esses itens em qualquer pasta ou gaveta antiga aumenta o risco de perdê-los ou danificá-los e torna o acesso mais difícil. Em vez disso, adquira um scanner de mesa eficiente para sua área de trabalho doméstica ou escritório e comece a transferir seus documentos em papel para um formato digital.

6. Mantenha o material fiscal separado

Os serviços fiscais recomendam manter formulários e registros por até sete anos, dependendo do documento e da sua situação fiscal atual. Manter esses arquivos seguros e organizados é importante no caso de você precisar consultá-los por qualquer motivo. Portanto, um cofre ou uma pasta de arquivos física em sua área de trabalho pode ser útil. Digitalizar esses documentos e mantê-los em uma pasta eletrônica com o ano e o tipo de formulário também pode ser ideal. Por outro lado, certifique-se de descartar todos os papéis fiscais de que não precisa mais.

*Sandra Gálvez é Marketing Manager LATAM da Kodak Alaris, provedora de soluções de captura de informações

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