A inteligência artificial vem ganhando espaço nos escritórios de contabilidade, ao ajudar na análise de documentos, geração de relatórios e interpretação de grandes volumes de informações. Mas o avanço da tecnologia também traz uma preocupação: até que ponto é seguro inserir dados de clientes em ferramentas de IA?

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Contratos, folhas de pagamento, documentos fiscais, dados financeiros e informações de sócios e funcionários fazem parte da rotina contábil e podem conter dados pessoais ou informações estratégicas. Por isso, o uso da IA precisa estar acompanhado de critérios de segurança, governança e proteção de dados.

“O problema não é utilizar inteligência artificial, mas colocar qualquer informação em qualquer ferramenta. O funcionário recebe um documento, quer fazer uma análise ou um resumo e simplesmente copia e cola tudo na IA. Antes de perguntar o que a ferramenta consegue fazer com aquele dado, a empresa precisa perguntar se aquele dado deveria estar naquela ferramenta”, alerta Gabriel Capano, fundador da HubCount, empresa de soluções tecnológicas para o mercado contábil.

A preocupação ganha relevância diante de incidentes já registrados. Em 2023, por exemplo, a OpenAI informou que uma falha no ChatGPT permitiu que alguns usuários visualizassem títulos de conversas de outros usuários e que determinadas informações relacionadas a pagamentos de assinantes poderiam ter ficado expostas durante um período específico.

Para Capano, o episódio reforça a necessidade de diferenciar o uso informal de ferramentas de IA de soluções adotadas dentro de uma estrutura corporativa. “Uma coisa é um funcionário utilizar uma conta pessoal e colocar ali um contrato ou uma folha de pagamento. Outra, é a empresa adotar uma solução corporativa, com controles de acesso, regras de segurança e definição sobre quais dados podem ser processados. São situações completamente diferentes”, explica.

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece princípios como finalidade, necessidade, segurança e prevenção para o tratamento de dados pessoais. Por isso, antes de utilizar IA com informações de clientes, a empresa deve avaliar a finalidade do tratamento, quais dados realmente são necessários, como a ferramenta armazena e processa as informações e quem terá acesso a elas.

Uma das alternativas é trabalhar, quando possível, com dados minimizados ou efetivamente anonimizados. “Se o objetivo é analisar o desempenho financeiro de uma empresa, talvez não seja necessário enviar para a IA o nome do sócio, CPF, endereço ou dados bancários. Quanto menos informações desnecessárias forem compartilhadas, menor tende a ser a exposição”, afirma Capano.

O especialista também defende que os escritórios estabeleçam políticas internas de utilização de inteligência artificial, determinando quais ferramentas podem ser usadas, que tipos de dados podem ser inseridos e quais procedimentos os funcionários devem seguir.

“A IA pode aumentar muito a produtividade da contabilidade, mas a empresa não pode trocar eficiência por vulnerabilidade. O futuro está em combinar inteligência artificial, segurança de dados e conhecimento profissional para transformar informação em valor sem colocar em risco os dados dos clientes”, conclui.

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