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10 dicas para organizar sua caixa de entrada no Gmail

4 março, 2020
Da Redação, com assessoria

Após alguns dias longe do trabalho, não é incomum encontrar a caixa de e-mails cheia de mensagens não lidas – e uma confusão completa. Se você se encontra nessa situação, confira uma lista de recursos do Gmail que vão ajudá-lo a organizar tudo!

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1. Marcadores e filtros automatizados: para deixar que o Gmail organize sua caixa de entrada, arquivando automaticamente os e-mails recebidos, crie filtros para excluir, marcar com estrela e encaminhar as mensagens ou manter determinados tipos de conteúdos fora do marcador Spam.

2. Marcadores personalizados: aplique marcadores para as mensagens recebidas, como Trabalho, Família, Clientes, entre outros. É possível, inclusive, criar um filtro para marcar e remover automaticamente mensagens da sua caixa de entrada e visualizá-las em um momento mais conveniente.

3. Priorize e-mails importantes: use a Caixa Prioritária para priorizar as mensagens importantes, separando-as automaticamente. O recurso divide sua caixa em três seções: “Importantes e não lidas”, “Com estrela” e “Todas as demais”, além de prever e-mails mais importantes para você. Ainda é possível destacar as mensagens relevantes. Com o tempo, o sistema aprenderá o que é mais importante para você.

4. Monitorar tarefas importantes em uma lista: organize-se e priorize seus trabalhos com o Tarefas no Gmail. Assim, é possível converter e-mails em atividades em apenas um clique, criar datas de conclusão que aparecem de forma automática no Google Agenda e marcar como concluídas o que terminar.

5. Utilizar respostas prontas: se você precisa enviar as mesmas mensagens com frequência, economize tempo com as respostas automáticas do Gmail, criando um e-mail padronizado para cada ocasião. Agora, quando enviar conteúdos idênticos, poderá usar modelos padrão.

6. Ignore conversas de e-mail irrelevantes: se uma conversa não tem mais a ver com você e está lotando sua caixa, ignore-a, arquivando automaticamente as futuras respostas, da sequência de mensagens. Caso precise delas no futuro, será fácil encontrá-las ou deixar de ignorá-las.

7. Descubra quando alguém leu sua mensagem: quando estiver enviando um e-mail muito importante, configure um confirmação de leitura para ter certeza que a pessoa leu sua mensagem. Além disso, quando ela abrir o conteúdo, você receberá uma notificação.

8. Utilize os atalhos do teclado: o Gmail tem uma série de atalhos para teclados que podem ajudá-lo a fazer mais com menos cliques. Por exemplo, é possível escrever, enviar e categorizar e-mails, inserir links nos textos, formatá-los, entre muitas outras ações. Para isso, basta fazer uma simples habilitação nas configurações do provedor.

9. Use endereços de e-mail diferentes para tarefas específicas: sabia que é possível fazer isso sem criar novas contas? Se você não quiser criar contas para tarefas específicas, basta adicionar um sinal de adição (+) e qualquer palavra antes de @ no endereço atual. Você terá uma quantidade infinita de e-mails que poderá usar para diferentes finalidades.

10. Cancelar o envio de mensagens: Cometeu algum deslize no e-mail, esqueceu de adicionar um destinatário ou simplesmente deseja complementar informações? Você tem até 30 segundos para cancelar uma mensagem que acabou de enviar. Basta ativar o recurso “Cancelar envio” do Gmail.

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